Comment Mini-Entrepôt STG en est venu à se gérer au complet depuis un téléphone.
De Xero et des relances au téléphone à une barrière qui applique la règle toute seule.
À propos
- Emplacement
- Terrebonne, QC
- En activité depuis
- 2021
- Avant Stortech
- Xero et gestion manuelle
- Contrôle d'accès
- ICT Protege, intégré
- Sites
- Terrebonne et Costa Rica
Le défi
Xero tenait les livres, et à peu près tout le reste
Les baux se signaient à la main. Les loyers se percevaient à la main, sauf les quelques locataires montés en paiement récurrent.
Et ces paiements-là passaient une fois, ou ne passaient pas. Aucune reprise. Une carte expirée le premier du mois, et c'était au propriétaire de partir à la chasse.
Le reste dérivait comme dérive tout ce qui vit dans un chiffrier : il arrivait qu'on ne soit plus tout à fait certain de qui occupait quelle unité.
La contrainte
Le propriétaire n'est pas sur place
La plupart des logiciels de mini-entreposage tiennent pour acquis qu'il y a un bureau, un comptoir, et quelqu'un derrière. STG n'a rien de tout ça. Le propriétaire voyage, change de fuseau horaire, et a rarement son ordinateur avec lui.
Il lui fallait donc deux choses en même temps : que l'entrepôt applique ses propres règles sans que personne soit là pour les faire respecter, et qu'il puisse tout faire, pas seulement regarder, à partir de son téléphone.
“On a toujours construit pour le mobile. Mais tant que personne n'opère à 100 % de son téléphone, tu ne sais pas où sont les trous. Shawn nous les a montrés un par un, et c'est là qu'on a cessé de se contenter d'une bonne version mobile pour viser la parité complète avec le bureau.”
La solution
Monté pour lui, jusqu'à la barrière
Stortech a fait le montage : l'inventaire nettoyé unité par unité, puis la migration hors de Xero, locataires et paiements compris.
Le morceau qui change tout, c'est la barrière. Le contrôle d'accès ICT Protege GX a été intégré directement à Stortech, ce qui met le bail, le paiement et la porte dans un seul système au lieu de trois.
Le NIP n'existe plus avant la signature du bail : il part une fois le bail signé, pas avant. Un locataire déjà entré est pas mal plus dur à faire signer.
“Avant, c'était moi qui courais après le monde. Tu appelles, ça ne répond pas, tu rappelles, puis tu as l'air du gars fatigant. Là, celui qui n'a pas payé ne rentre pas, et ce n'est pas moi qui l'ai décidé : c'est le système. Je n'ai plus à jouer au méchant.”
Les résultats
Ce n'est plus lui qui court après le monde
Le loyer se reprend tout seul quand il ne passe pas. Le locataire qui n'a pas payé ne rentre pas : la barrière est fermée avant même que le propriétaire ait ouvert son téléphone.
Et ça change le comportement de l'autre côté. Un avis de retard, une barrière barrée, et le paiement rentre. Sans appel, sans relance, sans avoir l'air du gars qui téléphone pour la troisième fois.
Plus rien ne passe entre les craques, tout est à la même place, et l'opération complète tient dans un téléphone. Au complet, littéralement : il n'y a pas d'application compagnon qui fait le dixième du travail. Tout ce qui se fait sur ordinateur se fait sur le téléphone — ajuster une unité, débarrer une porte à distance, envoyer un bail à signer, suivre l'occupation et les revenus.
Shawn est l'opérateur qui travaille le plus souvent de son téléphone sur Stortech. Ce n'est pas un compromis qu'il endure entre deux passages au bureau : c'est comme ça qu'il gère sa business.
“C'est exactement ce que j'avais besoin. J'ai du temps pour ma famille, et le temps qui reste, je le passe à travailler sur ma business plutôt que dedans. Puis je fais tout ça de mon téléphone, d'où je suis.”
Encore sur un logiciel comptable ?
On monte tout avec vous : l'inventaire, la migration, jusqu'au contrôle d'accès.
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