Comment Mini-Box a rendu un entrepôt de 50 ans entièrement automatique, en quelques semaines.
Du papier et des visites au terminal à 5 h à un entrepôt qui se gère seul.
À propos
- Emplacement
- Ste-Catherine, QC
- Unités
- 300+
- En activité depuis
- 1973
- Avant Stortech
- Aucun logiciel
- Groupe
- Mini-Box
Le défi
Un demi-siècle de papier
En acquérant le site, le groupe Mini-Box a hérité d'une entreprise bien vivante et d'un back-office figé dans le temps. Les dossiers des locataires dormaient dans des filières. La facturation était entièrement manuelle.
Chaque premier du mois, quelqu'un se rendait au bureau avant l'aube pour encaisser chaque loyer au terminal, un par un, des centaines. Une matinée manquée, et le loyer n'entrait pas.
Ça fonctionnait, comme fonctionne tout ce qui est manuel : jusqu'au jour où l'on veut grandir.
Le pari
Miser sur l'avant-garde
En reprenant le site, il leur fallait un logiciel pour tout gérer : la facturation, les baux, l'opération au complet. Le choix sécuritaire était tout tracé : la plateforme établie de l'industrie, présente depuis une décennie, le nom que personne ne remet en question.
Luc, Wassim et Audrey ont fait l'inverse. Ils ont choisi Stortech, non pas pour ce que l'application faisait ce mois-là, mais pour la direction claire qu'elle prenait.
Un pari calculé, pas un coup de dés. Et aujourd'hui, ce sont eux qui en récoltent les fruits.
“On aurait pu y aller avec le gros nom de l'industrie, personne ne nous aurait posé de questions. Mais les autres nous vendaient ce qu'ils avaient déjà bâti, tandis que Stortech nous montrait où l'industrie s'en allait. On n'a pas acheté une liste de fonctionnalités, on a acheté une direction — et une équipe qui livre à chaque mois.”
La solution
Chaque locataire, chaque paiement, en quelques semaines
Stortech n'a pas remis un mot de passe en souhaitant bonne chance. Sortir un portefeuille d'un logiciel connu, c'est une migration de données : on exporte, on importe, c'est réglé. Un demi-siècle de papier, ça ne s'exporte pas. Il fallait décider, dossier par dossier, ce qui était encore vrai.
C'est là qu'Audrey était irremplaçable. Ce que les filières ne disaient pas, elle le savait : qui occupait réellement quelle unité, quelle entente tenait toujours, quel nom avait changé en cours de route. On connaissait notre système ; elle connaissait ses locataires. Ça prenait les deux.
Le plus difficile, transformer des années de facturation manuelle en paiements automatiques et sécurisés, on l'a démêlé ensemble — une première pour eux comme pour nous. Chaque migration de papier en est une : il n'existe pas de gabarit, juste un site, son histoire, et quelqu'un qui la connaît par cœur.
En quelques semaines, tout le portefeuille était sur Stortech, prêt pour le premier cycle de facturation automatique.
“Cinquante ans de papier, plus de 300 locataires : c'était tout un défi. L'équipe m'a assistée de A à Z pour tout migrer et faire le ménage là-dedans. On ne m'a jamais renvoyée à un numéro 1-800 avec un ticket ouvert.”
Les résultats
Le premier du mois, réglé
Le premier cycle automatique est tombé le 1er janvier, le matin de l'année où personne ne veut être debout à 5 h. Avant, quelqu'un aurait pris la route avant l'aube le jour de l'An pour encaisser les paiements à la main, pendant que tout le monde récupérait du réveillon.
Cette fois, pas de réveil : le loyer s'est perçu tout seul, et l'équipe Mini-Box a passé le jour de l'An en famille, plutôt qu'au terminal.
La facturation automatique n'était que la première chose qu'ils ont ressentie. Toute l'opération roule maintenant sur Stortech, de la location en ligne aux baux signés électroniquement, en passant par un portail en libre-service pour les locataires, des frais de retard et des rappels automatiques, et une vue en temps réel de l'occupation et des revenus, là où il y avait un mur de filières.
Un seul système moderne a remplacé le papier, le terminal et la route avant l'aube.
“Le mini-entreposage, j'y crois énormément, et le potentiel est immense. Un entrepôt mal géré, c'est de la valeur qu'on laisse sur la table, mais c'est surtout des locataires qui attendent après nous. Quand l'équipe n'est plus enterrée dans la saisie de données, elle est là pour le monde. C'est exactement pour ça qu'on a choisi Stortech.”
Vous migrez du papier ou d'un logiciel dinosaure ?
On fait le gros du travail avec vous : chaque locataire, chaque paiement, jusqu'à la première facturation automatique.
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